Gestion d'inscription à des formations ou à des cours collectifs

Principe général

La prise de rendez-vous Agendize permet de proposer un module d'inscription à des formations proposées par votre organisme de formation ou de cours collectifs ou de séminaires. Un ou plusieurs participants peuvent s'enregistrer à chaque session de formation.



Cet article reprend les éléments de configuration pouvant être employés pour ce cas d'usage.


Services : les formations proposées

Les services proposés par votre entreprise sont les différentes formations, regroupées par thème pour un parcours plus facile. Chaque service ou formation est limité à un nombre précis de participants, ou bien est lié à une ressource (salle de réunion) dont le nombre de places assises (capacité) permettra de limiter le nombre maximum d'inscrits. Chaque service a une description permettant de détailler le contenu de la formation, ainsi que le public attendu.



Équipiers : les formateurs

Les équipiers sont les animateurs ou intervenants de chaque formation. Leur planning peut être récurrent de façon hebdomadaire.


Si votre catalogue de formation est large, il est possible que chaque formation ne soit proposée que quelques fois par an. Le cas échéant, vous pouvez affiner le planning de chaque intervenant, en définissant les créneaux de formation pour les semaines souhaitées :



Note : Dans le cas de formations durant plusieurs jours, seule la date de la première journée de formation doit être spécifiée. Le nombre de jours de formation pourra être indiqué dans le descriptif du service, et être intégré à votre email de confirmation d'inscription.


Collecte d'informations

En fonction du public attendu à vos formations, il peut être utile de collecter des informations complémentaires au moment de l'inscription, par exemple :

  • pour des professionnels : nom de l'entreprise et intitulé de poste du participant, numéro SIRET, informations complémentaires pour l'émargement
  • pour des particuliers : où ont-ils entendu parler de vos formations ? seraient-ils intéressés pour recevoir votre prochain catalogue de formation (ie: consentement/opt-in pour les communications marketing dans votre politique de confidentialité)


Ces informations peuvent être définies au niveau du CRM pour être consolidées sur chaque fiche contact :



Ou bien tout simplement être collectées dans le formulaire de réservation pour étayer une demande d'inscription :



Paiement en ligne

Il est naturellement possible de rendre l'inscription payante via une solution comme Paypal, Ingenico ou Global Payments Ecommerce, connectables via les paramètres de paiement.


Notifications par email

De façon générale, les modèles de message doivent être adaptés à votre cas d'usage pour se rapporter au contexte d'une inscription que ce soit dans l'objet du mail ou dans son contenu.


Si des éléments sont à fournir par chaque participant ou qu'un paiement est à prévoir, vous pouvez en faire le rappel dans les emails envoyés, en modifiant vos modèles de messages :



Validation des inscriptions

La validation de chaque inscription peut être manuelle (par vous ou par l'intervenant de formation) ou automatique. Si vous ne souhaitez pas afficher le nom et la qualité de l'intervenant de formation, vous pouvez activer la répartition automatique de la charge de travail : le choix de l'animateur n'apparaîtra ainsi pas.



Adaptation des libellés du module d'inscription

Les libellés du module de prise de rendez-vous peuvent être adaptés à via les paramètres Widget :



Intégration du module d'inscription

Vous pouvez ajouter le paramètre GET source de votre module d'inscription, utile pour décompter le nombre d'inscriptions prises depuis chaque emplacement distinct où vous le proposez :

  • source=siteweb pour mesurer les inscriptions faites depuis votre site internet
  • source=catalogue pour suivre les inscriptions réalisées via un lien fourni dans le fichier PDF de votre catalogue de formations
  • source=emailing pour identifier les inscriptions faites depuis vos envois via l'outil d'email-marketing
  • source=gmb (par exemple) pour suivre les inscriptions depuis la fiche Google My Business de votre entreprise


Cas client : La CMA de l'Aube

Voici un cas client avec la Chambre de Métiers et d'Artisanat de l'Aube, qui gère ainsi les inscriptions à ses formations :

https://france.agendize.com/book/2115451463073223?button=2815451462466376&lang=fr&source=agendize


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