Intégrer la vidéo-conférence à la prise de rendez-vous

Il est possible d'envoyer automatiquement un lien de visio-conférence dans les emails de notification de prise de rendez-vous. Dans les modèles de message de confirmation du rendez-vous et de rappel, il suffit d'ajouter un lien, potentiellement avec une partie dynamique, pour que le client puisse rejoindre la visioconférence sans devoir envoyer un email à part.


TABLE DES MATIÈRES


Connecteur Microsoft Teams

Dans le cas d'une synchronisation à un calendrier Office 365, un lien de visioconférence Teams est automatiquement associé à l'événement dès lors que le service est de type "Visioconférence" :

 


Intégration à une autre plate-forme de visioconférence

Intégration via Zapier (eg: Zoom)

Plusieurs solutions de visioconférence proposent un intégration Zapier permettant de la combiner avec Agendize : https://zapier.com/apps/categories/video-calls


Voici un exemple avec Zoom : https://zapier.com/apps/agendize/integrations/zoom


Adresse de visioconférence fixe (Jitsi, Whereby, Join.me, Google Meet)

Plusieurs solutions peuvent être utilisées avec la prise de rendez-vous :


Ces solutions proposées en exemple permettent l'utilisation d'une adresse de visioconférence fixe intégrant un nom de salle dynamique comme https://whereby/nomdelasalle ou https://meet.jit.si/nomdelasalle, voire Google Meet (en utilisant systématiquement la même URL de salle, sachant que l'entrée dans celle-ci est soumise à votre validation).


Dans la description de l'équipier (Console > Paramètres > Equipe > Equipier), écrire l'adresse de la visioconférence en tant que lien.


Il ne reste plus qu'à intégrer ce lien dans les modèles de message : Console > Paramètres > Modèles de message (voir l'article dédié) en ajoutant le texte dynamique {staff description}. Le texte dynamique sera remplacé automatiquement dans chaque email par le contenu du champ description de l'équipier qui assurera le rendez-vous.


Lorsque le client recevra l'email, il lui suffira de cliquer sur le lien pour être connecté à la visioconférence.


Adresse de visioconférence variable (Jitsi)

De manière à obtenir une salle différente pour chaque rendez-vous, il est possible d'utiliser un lien unique avec Jitsi dans les emails de notification. Pour avoir cet identifiant unique à partir de données disponibles dans la plateforme, nous pouvons utiliser l'identifiant du rendez-vous.


Dans les modèles de message, utiliser le lien https://meet.jit.si/{event id} où {event id} correspond à l'identifiant unique du rendez-vous.






Raccourcis pour déclencher un appel vidéo sur mobile (WhatsApp)

Vous pouvez également gagner du temps en facilitant la création d'un appel vidéo depuis un smartphone. Avec WhatsApp par exemple, vous pouvez insérer un lien d'accès à un numéro de vos contacts dans vos modèles de message pour démarrer rapidement l'app mobile sur votre smartphone directement ouverte sur le contact correspondant au numéro de téléphone de votre interlocuteur :

https://wa.me/{phone}