Intégrer la visioconférence à la prise de rendez-vous

Il est possible d'envoyer automatiquement un lien de visioconférence dans les emails de notification de prise de rendez-vous.

Dans les modèles de message de confirmation du rendez-vous et de rappel, il suffit d'ajouter un lien, potentiellement avec une partie dynamique, pour que le client puisse rejoindre la visioconférence sans devoir envoyer un email à part.

Applications utilisées dans les exemples ci-dessous

  • Jitsi : https://jitsi.org/ - 100% gratuit, nombre de salles et de participants illimité, ne nécessite pas de création de compte, enregistrement dans dropbox
  • Whereby : https://whereby.com/ - gratuit pour 1 compte, 1 salle et 4 participants, nécessite la création d'un compte


Fonctionnalités

  • voix
  • webcam
  • partage d'écran
  • messagerie instantanée
  • numéro de téléphone pour joindre la réunion sans PC
  • application mobile
  • accès libre ou par mot de passe


Adresse de visioconférence fixe

Les deux solutions proposées en exemple permettre l'utilisation d'une adresse de visioconférence fixe du type https://whereby/nomdelasalle ou https://meet.jit.si/nomdelasalle.


Dans la description de l'équipier (Console > Paramètres > Equipe > Equipier), écrire l'adresse de la visioconférence en tant que lien.

Il ne reste plus qu'à intégrer ce lien dans les modèles de message : Console > Paramètres > Modèles de message (voir l'article dédié) en ajoutant le texte dynamique {staff description}. Le texte dynamique sera remplacé automatiquement dans chaque email par le contenu du champ description de l'équipier qui assurera le rendez-vous.


Lorsque le client recevra l'email, il lui suffira de cliquer sur le lien pour être connecté à la visioconférence.


Adresse de visioconférence variable

De manière à obtenir une salle différente pour chaque rendez-vous, il est possible d'utiliser un lien unique avec Jitsi dans les emails de notification. Pour avoir cet identifiant unique à partir de données disponibles dans la plateforme, nous pouvons utiliser l'identifiant du rendez-vous.


Dans les modèles de message, utiliser le lien https://meet.jit.si/{event id} où {event id} correspond à l'identifiant unique du rendez-vous.