Intégrer la vidéo-conférence à la prise de rendez-vous

Il est possible d'envoyer automatiquement un lien de visio-conférence dans les emails de notification de prise de rendez-vous. Dans les modèles de message de confirmation du rendez-vous et de rappel, il suffit d'ajouter un lien, potentiellement avec une partie dynamique, pour que le client puisse rejoindre la visioconférence sans devoir envoyer un email à part.


Intégration à une plate-forme de visioconférence

Plusieurs solutions peuvent être utilisées avec la prise de rendez-vous :

  • Jitsi : https://jitsi.org/ - 100% gratuit, nombre de salles et de participants illimité, ne nécessite pas de création de compte, enregistrement dans Dropbox
  • Whereby : https://whereby.com/ - gratuit pour 1 compte, 1 salle et 4 participants, nécessite la création d'un compte
  • ... et d'autres solutions telles que Join.me par exemple.


Fonctionnalités

  • voix
  • webcam
  • partage d'écran
  • messagerie instantanée
  • numéro de téléphone pour joindre la réunion sans PC
  • application mobile
  • accès libre ou par mot de passe


Adresse de visioconférence fixe

Les deux solutions proposées en exemple permettre l'utilisation d'une adresse de visioconférence fixe du type https://whereby/nomdelasalle ou https://meet.jit.si/nomdelasalle.


Dans la description de l'équipier (Console > Paramètres > Equipe > Equipier), écrire l'adresse de la visioconférence en tant que lien.


Il ne reste plus qu'à intégrer ce lien dans les modèles de message : Console > Paramètres > Modèles de message (voir l'article dédié) en ajoutant le texte dynamique {staff description}. Le texte dynamique sera remplacé automatiquement dans chaque email par le contenu du champ description de l'équipier qui assurera le rendez-vous.


Lorsque le client recevra l'email, il lui suffira de cliquer sur le lien pour être connecté à la visioconférence.


Adresse de visioconférence variable

De manière à obtenir une salle différente pour chaque rendez-vous, il est possible d'utiliser un lien unique avec Jitsi dans les emails de notification. Pour avoir cet identifiant unique à partir de données disponibles dans la plateforme, nous pouvons utiliser l'identifiant du rendez-vous.


Dans les modèles de message, utiliser le lien https://meet.jit.si/{event id} où {event id} correspond à l'identifiant unique du rendez-vous.






Raccourcis pour déclencher un appel vidéo sur mobile

Vous pouvez également gagner du temps en facilitant la création d'un appel vidéo depuis un smartphone. Avec WhatsApp par exemple, vous pouvez insérer un lien d'accès à un numéro de vos contacts dans vos modèles de message pour démarrer rapidement l'app mobile sur votre smartphone directement ouverte sur le contact correspondant au numéro de téléphone de votre interlocuteur :

https://wa.me/{phone}