Gestion des rendez-vous pour la recherche, la vente ou la location de biens immobiliers

Principe général

En fonction du mode de fonctionnement d'une agence immobilière, plusieurs axes de configuration peuvent être suivi :

  • L'agence rencontre systématiquement les acheteurs pour qualifier leur besoin avant de leur faire visiter un bien ou de leur en proposer ;
  • Un agent immobilier se déplace à l'adresse d'un bien à vendre au premier contact avec un vendeur potentiel ;
  • Un agent immobilier accepte de prendre des rendez-vous de visite d'un bien sans en communiquer automatiquement l'adresse ;
  • Un agent immobilier accepte de prendre des rendez-vous de visite individuelle ou collective à l'adresse d'un bien.

Groupes de services : la situation de votre prospect

Les types de service peuvent être regroupés par contexte dans lequel le prospect prend contact avec l'agence. Par exemple :

  • Maison
  • Appartement
  • Local commercial
  • Terrain

Cette approche peut permettre de trier les rendez-vous et en affecter certains aux agents selon leur spécialité. Une autre approche peut être de proposer des secteurs géographiques distincts si une répartition parmi les agents sur cette base est plus souhaitable.

Services : les types de rendez-vous possibles

Plusieurs types de services peuvent être utiles :

  • Je recherche un bien
  • Je recherche une location
  • Je souhaite faire estimer mon bien
  • Je souhaite mettre en location un bien
  • Je souhaite en savoir plus sur un bien
  • Je souhaite visiter un bien

Premier contact dans le cadre d'une recherche de bien à acheter ou à louer

Le rendez-vous de premier contact peut être de deux formes :

  • À l'agence : le client se déplace pour rencontrer l'agent, et lui parler du bien recherché ;
  • Par téléphone : le rendez-vous permet à l'agent de rappeler le prospect à l'horaire demandé. 

Visite d'un bien à mettre en vente ou en gestion locative

Le rendez-vous est une visite : le prospect indique l'adresse du bien et choisit un créneau horaire parmi ceux sur lesquels l'agent a indiqué être mobile et disponible pour ce type de rendez-vous.

Visite individuelle ou collective d'un bien proposé par l'agence immobilière

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

  • Le rendez-vous de visite est confirmé après un appel par téléphone de l'agent qui ne confirme qu'ensuite le rendez-vous pour la visite elle-même, afin de s'assurer en amont que le bien correspond aux critères de recherche du prospect ;
  • Le rendez-vous a lieu à l'agence et l'agent accompagne le prospect à l'adresse du bien ;
  • Rendez-vous de renseignement au sujet d'un bien par téléphone : le rendez-vous permet à l'agent associé au bien de rappeler le prospect à l'horaire demandé.
  • Rendez-vous pour visite d'un bien : le lieu du rendez-vous est transmis au prospect dans le rappel, et la visite peut être individuelle ou collective en acceptant plusieurs participants.

Dans ces différents cas de figure, le lien entre un bien et l'agent qui en a la gestion au sein de l'agence est établi dans le lien de prise de rendez-vous à ajouter au descriptif du bien sur le site web de l'agence.


Une alternative est de proposer un service par bien.

Un service par bien proposé à la location ou à la vente

Dans l'optique d'automatiser la gestion des visites, un service peut être créé pour chaque bien. Son nom peut être sa désignation, et sa description peut servir à indiquer son adresse de façon à pouvoir être transmise facilement, par exemple à l'occasion d'un rappel par SMS 1 jour avant la visite.


Une photo peut illustrer le bien, afin d'être affichée dans les emails de confirmation et de rappel.  L'équipier associé à ce service est l'agent qui en assure la vente ou la location.


Une ressource peut être associée à ce service pour matérialiser les horaires de disponibilité du bien pour une visite. Par exemple : de 17h00 à 19h00 les jours de semaine, et le samedi uniquement l'après-midi.


Le service doit n'être accessible que depuis votre console pour n'être visible que lorsque vous y faites explicitement référence via l'URL de prise de rendez-vous (voir section Intégration).


Note : Il est possible d'indiquer que le service a un capacité de 3 ou 5 participants, si vous souhaitez permettre des visites collectives.

Équipiers : les agents immobiliers

Chaque agent peut optimiser ses plages de disponibilité, par exemple pour limiter les rendez-vous à l'agence à des périodes spécifiques de son emploi du temps en fin de journée, voire uniquement certains jours de la semaine.


En complément, chaque agent peut également synchroniser son agenda Google Calendar ou Microsoft Exchange Online afin de faciliter la gestion de ses indisponibilités personnelles en-dehors de la plate-forme Agendize.

Processus : validation des rendez-vous & choix automatique de l'agent

En fonction du mode de fonctionnement de l'agence et de la volonté d'accepter des visites sans échange de qualification préalable, il peut être utile de soumettre chaque demande de rendez-vous à validation de l'agent. Ainsi, chaque prospect peut être rappelé par téléphone avant de confirmer le rendez-vous :

  • Soit par le responsable ou le secrétaire de l'agence ;
  • Soit par l'agent immobilier associé au rendez-vous.


Le choix de l'agent peut être automatique, en fonction de la charge de chacun, tout en permettant d'associer un bien spécifique à un agent.

Message de remerciement à l'étape de confirmation de la prise de rendez-vous

L'email envoyé au prospect ou client en accusé de réception d'une demande de rendez-vous ainsi que le message de remerciement du widget peuvent alors prendre la forme suivante : "Un agent immobilier prend rapidement contact avec vous pour vous confirmer le rendez-vous".

Notifications & rappels

Plusieurs éléments peuvent être configurés pour une automatisation des communications de l'agence.


En premier lieu, chaque email transmis au prospect doit être envoyé en incluant :

  • Le numéro de téléphone de l'agent en signature
  • L'adresse email de l'agent pour réponse


Rappels par SMS

Dans le cas où les biens à visiter font chacun l'objet d'un service à part entière, la description de chaque service peut être l'adresse du bien, ce qui permet d'en faire l'envoi au prospect au moment de lui rappeler le rendez-vous :

Rappel de notre rendez-vous demain, voici l'adresse: {if:service=Je souhaite visiter un bien}{service description}{endif}

Évènement ICS joint à une notification email de confirmation de rendez-vous

Cet élément est important si vous souhaitez communiquer l'adresse d'un bien à visiter à la prise de rendez-vous ou au rappel de rendez-vous.

Email envoyé en cas d'annulation de rendez-vous

Pour simplifier la communication de l'agence lorsqu'un bien n'est plus disponible, il est tout à fait possible de personnaliser le modèle de message envoyé en cas d'annulation par l'agence :

{if:service=Je souhaite visiter un bien}Nous suspendons les visites de ce bien.{endif}

Notifications par email à l'agent immobilier

Si la prise de rendez-vous est installée sur chaque page du site web de l'agence, il peut être très utile pour l'agent de savoir la page sur laquelle se trouvait le prospect au moment de demander un rendez-vous. Par exemple :

https://agendize-immobilier.weebly.com/tous-nos-biens/maisonnette-67-m-centre-ville-plain-pied


Pour cela, il est possible d'intégrer l'élément suivant dans l'email transmis à l'agent immobilier au moment d'une prise de rendez-vous :

Bien : {URL source}

Widget : Réglages du module de prise de rendez-vous

Plusieurs paramètres à considérer pour que le module de prise de rendez-vous soit adapté à l'agence :

  • Le module de prise de rendez-vous doit indiquer le nom et prénom de chaque agent.
  • La durée des services n'est pas forcément à indiquer.
  • L'intervalle en chaque créneau de rendez-vous peut être réduit à 30 ou 15 minutes de façon à ce que client ou prospect ait un choix plus fin pour définir l'heure de son rendez-vous : le critère n'est pas nécessairement de maximiser le nombre de rendez-vous par jour de chaque agent, mais de se rendre facilement disponible.

Collecte d'informations

Plusieurs informations peuvent être collectées au moment de la prise de rendez-vous pour étayer la fiche contact du client ou prospect :

  • Code postal de résidence accompagné de l'adresse (pouvant donner un indicateur sur le bien recherché ou à vendre)
  • Contexte de la demande de contact (par exemple : échéance pour la recherche ou la vente)

Beaucoup de questions pourraient être posées à cette étape, mais l'enjeu est d'en limiter le nombre pour ne pas décourager le contact au moment de remplir le formulaire de prise de rendez-vous.

Intégration au site web de l'agence et réseaux sociaux

La prise de rendez-vous peut-être intégrée de plusieurs façon :

En illustration, voici deux types de boutons de prise de rendez-vous présents sur la page d'un site web d'agence immobilière :

Cas client : Just' Immo

Voici un cas client avec l'agence Just' Immo à Troyes, qui gère ses rendez-vous avec la solution :


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