Gérer les services, prestations ou types de rendez-vous proposés par votre entreprise

Le service représente la prestation apportée par un équipier à un ou plusieurs clients, en utilisant potentiellement une ou plusieurs ressources. 


Accéder aux services

Pour gérer vos services, allez sur votre Console, et cliquez sur Paramètres puis Services.



Pour ajouter un service, cliquez sur le bouton Ajouter un service. Si vous souhaitez modifier un service existant, cliquez sur le nom du service à ouvrir.


Configuration générale d'un service

Une fois sur la page de configuration du service, vous pouvez le définir ou le modifier.

Détails du service

  • Nom du service : nom qui sera affiché dans le widget de prise de rendez-vous
  • Capacité : nombre de personnes qui peuvent réserver le service à un même horaire
  • Description : si possible sucscinte pour éviter de prendre trop de place dans le widget
  • Prix : prix par défaut du service, dans la monnaie définie à la création du compte
  • Durée : en heures, entre 1 minute et 23h59
  • Temps intercalé : temps d'indisponibilité à ajouter après le rendez-vous. Cela reportera d'autant la prise de rendez-vous pour le client suivant.
  • Nombre maximum de rendez-vous par jour
  • Permettre au client de réserver plusieurs itérations : permet de laisser au client la possibilité de prendre plusieurs rendez-vous consécutifs pour le même service avec le même équipier, à la même date. 


 

Des options supplémentaires sont disponibles, comme par exemple le lien à une ou plusieurs ressources ou bien encore la possibilité d'indiquer une capacité.


La capacité est le nombre de rendez-vous maximum qui peut être pris sur un même créneau horaire. Par exemple, un cours de yoga pourra accepter 12 personnes, tandis qu'un coiffeur ne peut couper les cheveux qu'à une seule personne à la fois.


La durée du service est définie dans Flux de service. Le temps intercalé représente le temps que l'on rend indisponible après la service, de sorte qu'il est impossible de prendre un autre rendez-vous avant la fin de ce temps supplémentaire. Cela laisse le temps de ranger du matériel, finaliser un dossier, préparer le rendez-vous suivant...


Pour l'hôtellerie ou tout autre activité commençant un jour et finissant le suivant, il est possible d'activer le Service de nuit.

Équipiers associés au service

Vous pouvez définir les équipiers qui sont habilités à réaliser le service. Le prix peut être différent pour un équipier expérimenté ou débutant.


L'association d'équipiers à un service est configurable via ce bouton :



Autres paramètres

Limitation éventuelle sur le nombre de rendez-vous possibles pour ce service chaque jour :


Possibilité de réserver plusieurs fois le même rendez-vous sur des créneaux consécutifs (par exemple : permettre de s'inscrire à deux cours de conduite d'affilée) :


Disponibilité du service pour le client final et/ou pour l'équipier dans la console, ou bien utilisable par un lien direct vers le service via un emailing par exemple, pour une prestation sur invitation uniquement :


Clé externe (externalId) pour faciliter le lien à d'autres applications de votre système d'information ou pour standardiser les ID des services dans vos appels API :


Ressources associées

Il est possible de définir les ressources nécessaires (salle de réunion, cabine de soins, voiture, kit médical, outil, place assise dans une salle de formation) à la réalisation du service.


Dans ce cas, lorsqu'un service est réservé, toutes les ressources associées sont réservées en même temps, sous réserve de disponibilité de celles-ci.


Photo du service

Vous pouvez ajouter une image qui représentera votre service dans les messages envoyés par email et dans le module de prise de rendez-vous.



Configuration avancée

Sur l'onglet Avancé, vous avez la possibilité de cacher le service pour les clients. Vous pouvez définir un ID externe afin de faire le lien avec un autre logiciel de votre SI.



Gestion des services

Vous pouvez dupliquer une service enregistré. Cela permet de configurer de manière générale un service puis de créer plus vite d'autres services.


Vous pouvez également supprimer un service qui n'est plus nécessaire.



ATTENTION : Supprimer un service supprime les données liées au service tels que les rendez-vous.




Créer un groupe de services

Grouper les services permet de les catégoriser et limiter l'utilisateur de la barre de défilement ou de la molette de la souris. Cela facilite aussi la lecture par le client lorsque le nombre de service devient conséquent. Cela permet par ailleurs à vos clients d'identifier facilement les services qui peuvent les concerner :

  • Pour un assureur, deux exemples de groupes : Je suis client / Je ne suis pas client
  • Pour un coiffeur, trois groupes : Femmes, Hommes et Enfants

ATTENTION : Dès qu'un service est placé dans un groupe, seuls les services faisant partie d'un groupe sont affichés pour la prise de rendez-vous.


Sur la page de liste des Services, sélectionner Groupes, puis Ajouter un groupe :

Renseignez le nom du groupe et les services associés :

Les prestations sont alors présentées de façon regroupée dans le widget.