Paramétrage du processus de prise de rendez-vous et de réservation

Dirigez-vous dans Console, puis dans le menu latéral Paramètres de la prise de rendez-vous et sélectionnez la succursale souhaitée. Cliquez enfin dans Processus.


Cas d'une prise de rendez-vous (service ou prestation assurée par un équipier)

Les paramètres du processus de prise de rendez-vous permettent d'adapter la façon dont vos clients pourront choisir la date et l'heure de leur rendez-vous. Cette part du paramétrage vous permet de définir le type de validation des rendez-vous et le délai sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu.


Règles

  • Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les rendez-vous pris depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle, par le manager (auquel cas, il vous sera peut-être utile de recevoir des emails de notification via les notifications pour l'entreprise) ou par l'équipier assigné.
  • Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle (patientèle) actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
  • Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu et maximum.
  • Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
  • Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
  • Notifier les clients lorsqu'un rendez-vous similaire pour une date plus proche se libère : Envoi automatique d'un email aux clients ayant un rendez-vous plus tard si une date plus tôt se révèle disponible suite à une annulation (cas d'une liste d'attente pour un cabinet médical) au moins 48 heures avant le rendez-vous déjà planifié.



Mode de prise de rendez-vous

Définissez l'ordre dans lequel doivent être proposés les choix pour la prise de rendez-vous :

  • Service : Le client choisit le service, et un équipier est automatiquement associé (idéalement le même que pour un éventuel précédent rendez-vous), soit en fonction du nombre de rendez-vous effectué sur le jour et la semaine du rendez-vous, soit en fonction du nombre total de rendez-vous effectués.
  • Service + équipier : Le client choisit le service, puis sélectionne l'un des équipiers pouvant effectuer la prestation. 
  • Équipier + service : Le client choisit l'équipier (par exemple : le coiffeur ou conseiller habituel), et indique ensuite le service attendu.
  • Demande de rendez-vous : Dans cette version simplifiée de la prise de rendez-vous, le client sélectionne jusqu'à cinq créneaux souhaités. Vous recevez un email dans lequel vous devrez choisir quel créneau valider pour le client, afin qu'une confirmation lui soit envoyée avec la date et l'heure retenue.


Vous pouvez aussi utiliser un paramètre d'URL pour modifier le mode de prise de rendez-vous par défaut. Trois possibilités : service, service-staff, staff-service. 

Cela donne, 



Paramètres de la console

Cliquez sur l'onglet Avancé pour accéder à ces options :

  • Choisissez l'intervalle de temps quand vous créez un nouveau rendez-vous en mode libre ;
  • Choisissez la couleur de chaque rendez-vous et évènements externes dans le calendrier : couleur de l'équipier, ou couleur du service (avec un rappel de la couleur de l'équipier en bordure gauche) ;
  • Activez le mode libre par défaut plutôt que le widget de réservation ;
  • Affichez la page de remerciement en fin de réservation via le widget depuis le backoffice (par exemple, pour afficher le bouton d'impression du récapitulatif)
  • Affichez ou masquez les évènements externes (Google Agenda, Microsoft Outlook.com ou ICS) ;
  • Ajustez la taille des rendez-vous dans le calendrier (réduisez ce nombre pour agrandir vos rendez-vous dans la vue du calendrier, utile si vous avez des rendez-vous courts de 15 minutes ou moins).



Cas d'une réservation (gestion de ressources : chambre d'hôtel, location de matériel, repas en restauration)

Règles

  • Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les réservations prises depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle par l'entreprise.
  • Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
  • Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel une nouvelle réservation peut avoir lieu et maximum.
  • Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.
  • Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.



Mode de prise de rendez-vous

Définissez si vous souhaitez permettre à vos clients de :

  • Choisir le nombre de ressources à réserver (par exemple : nombre de places dans une salle de formation, nombres de couverts pour un restaurant, nombre de chambre d'hôtel) ;
  • Choisir le nombre d'itérations (par exemple : nombre d'heures à louer dans un espace de coworking, nombre de nuitées dans un hôtel).



Paramètres de la console

Cliquez sur l'onglet Avancé pour accéder à ces options :

  • Choisissez l'intervalle de temps quand vous effectuez une nouvelle réservation ;
  • Activez le mode libre par défaut plutôt que le widget de réservation ;
  • Affichez la page de remerciement en fin de réservation via le widget depuis le backoffice (par exemple, pour afficher le bouton d'impression du récapitulatif)
  • Ajustez la taille des rendez-vous dans le calendrier.